PDFってそもそも何？
短い答え
PDFとはPortable Document Formatの略で、1993年にAdobeが作ったファイル形式です。どの画面で開いても、どのプリンターで印刷しても、どのOSでも、文書がまったく同じ見た目になります。つまり、見ているものが他のみんなにも同じように見える——それがこの形式のすべてです。
なぜPDFが存在するのか
PDFが登場する前、文書の共有は大変でした。Wordファイルを他人のパソコンで開くと見た目がまったく違う——フォントが入れ替わり、表が崩れ、ページが長くなる。そんな問題をPDFは、文書を「固定」する方式で解決しました。レイアウトは最初から焼き付けられていて、画面で再計算されることはありません。
だからこそ、PDFはすべての「正式なもの」の標準です。請求書、契約書、税務申告書、製品マニュアル。銀行が明細をPDFで送ってくるのは、設計どおりの見た目で印刷されることがわかっているからです。
PDFリーダーとは（そして必要かどうか）
PDFリーダーとは、PDFを開くためのプログラムです。最近のパソコンやスマホなら、すでに標準で持っています。Chrome、Edge、Safari、FirefoxといったブラウザーはPDFをそのまま開けます。専用リーダーが必要なのは、ハイライトやコメント、フォーム入力といった追加機能を使いたいときだけ。それならAdobe Acrobat Readerのような無料リーダーで十分で、費用はかかりません。
PDFについてよくある勘違い
- PDFはWord文書の一種。違います。完成済みのスナップショットです。Wordファイルのようにクリックしてそのまま打ち込むことはできません。編集にはエディターか変換ツールが必要です。その場合はPDFをWordに変換する方法をどうぞ。
- PDFは編集できない。できますが、テキストの編集とは勝手が違います。PDFの編集は、どちらかと言えばテキストが載った画像を加工するイメージです。
- PDFなら安全。自動的に安全になるわけではありません。PDFにはリンクやスクリプト、添付ファイルが含まれることがあります。だからメールサービスは知らない送信者からのPDFを警告するのです。
PDFを使うべきでないとき
頻繁に編集する文書や、スマホの画面で読む文書には、PDFはたいてい不向きです。WordやGoogle Docsのような再編集可能な形式が存在するのには理由があります。見た目を永遠に同じにしたいならPDF、まだ作業途中なら編集可能な形式を使いましょう。