メールをPDFとして保存する方法（領収書・確認書・証拠用）
短い答え
メールをPDFとして保存するのは、他の保存とまったく同じコツです。メールを開いて印刷を押し、「PDFとして保存」を選ぶだけ。GmailもOutlookもApple Mailも印刷ダイアログを使うので、方法はどこでも同じです。PDFにはメールが表示どおりの見た目で保存されるため、領収書や確認書、何かと証拠になりそうなものの保存に使う人が多いのです。
GmailのメールをPDFとして保存する
- Gmailでメールを開きます。
- 三点メニュー（右上）→ 印刷をクリック。
- 印刷ダイアログで出力先にPDFとして保存を選び、保存します。
Gmailの印刷ビューはサイドバーを除いてメッセージだけを表示するので、まさに必要なものだけになります。PDFはメールの件名をファイル名にしてダウンロードフォルダーに保存されます。
OutlookやApple MailのメールをPDFとして保存する
Outlook：メッセージを開いてファイル→印刷→「Microsoft Print to PDF」を選択。Apple Mail：ファイル→印刷→PDFメニュー→PDFとして保存。どこでも考え方は同じです。プリンターではなくPDFに印刷するのです。迷ったら、印刷ダイアログが常に答えです。
正直な話
つまずきやすいポイントをいくつか：
- 添付ファイルは一緒に保存されません。PDFに保存されるのはメールの本文だけで、添付は含まれません。添付も必要なら、別途保存してください。
- 長いスレッドは印刷ビューで省略されます。Gmailは引用部分を折りたたむため、PDFには印刷ビューで表示される分だけが入ります。スレッド全体が必要なら、スクリーンショットかテキストのコピーで。
- レイアウトが崩れることがあります。凝ったHTMLテンプレートのメールは、変なフォントや色で印刷されることがあります。見た目の問題だけなので、内容はすべて入っています。
あと実用的な習慣を1つ：保存するときにファイル名をきちんと付けましょう。「RE_quote_attachment_v3 (3).pdf」は6か月後に確実にあなたを苦しめます。画像のせいでPDFが重くなったら、どこかにメールする前に圧縮しておきましょう。