Cómo crear un PDF rellenable en Word (gratis, integrado)
La respuesta corta
Puedes crear un PDF rellenable en Word con la pestaña Programador: añade campos de formulario (cuadros de texto, casillas de verificación, desplegables) y exporta a PDF – los campos sobreviven a la exportación y la gente puede escribir en ellos. Es lo más parecido a un creador de formularios rellenables gratis, y ya está en tu ordenador.
Activar la pestaña Programador
- En Word, ve a Archivo → Opciones → Personalizar cinta de opciones.
- A la derecha, marca Programador.
- Haz clic en Aceptar – aparece una nueva pestaña Programador en la cinta.
Configuración de una sola vez, y ahí es donde viven todas las herramientas de formulario. (El panorama completo del PDF rellenable está en cómo crear un PDF rellenable – esta es la versión específica de Word.)
Añadir campos de formulario
- En la pestaña Programador, encuentra el grupo Controles: Herramientas heredadas (el icono de la caja de herramientas) tiene los clásicos – campo de texto, casilla de verificación, lista desplegable.
- Haz clic donde debe ir cada campo e insértalo: un cuadro de texto para respuestas, una casilla para sí/no, un desplegable para opciones.
- Configura las propiedades del campo (clic derecho → Propiedades): texto predeterminado, opciones del desplegable, longitud máxima.
- Opcionalmente protege el formulario (Restringir edición → Relleno de formularios) para que los usuarios solo toquen los campos.
Mantenlo simple: para la mayoría de formularios, los cuadros de texto más las casillas hacen el 90 % del trabajo.
Exportar a PDF rellenable
- Archivo → Guardar como → PDF.
- Guarda, abre el PDF y prueba: haz clic en un campo – ¿puedes escribir en él?
- Si sí, listo. Si los campos están muertos, comprueba que se insertaron con las herramientas de la pestaña Programador (no como caracteres escritos) y vuelve a exportar.
La trampa honesta: la exportación a PDF de Word conserva los campos creados con los controles heredados, pero no todos los tipos de campo se exportan limpios – los desplegables y las fechas a veces llegan como texto plano. Prueba antes de enviar.
La parte honesta
Dos límites que merece la pena conocer: (1) los formularios de Word valen para cuestionarios sencillos y son torpes para los complejos – si necesitas validación, cálculos o firmas, una herramienta de formularios de verdad es mejor. (2) Los campos rellenables necesitan un lector de PDF real – dile a los destinatarios que lo abran en Acrobat Reader (gratis) si los campos no responden en el visor del navegador. Y si partes de un PDF existente en lugar de un documento de Word, mira cómo convertir un PDF en un formulario rellenable.